این کتاب با هدف ارائه راهکارهای مؤثر برای افزایش بهره‌وری در محیط کاری نوشته شده است. نویسنده به بررسی تکنیک‌هایی برای مدیریت زمان، کنترل حواس‌پرتی‌ها و ایجاد عادات سالم می‌پردازد که بتوانند کیفیت عملکرد روزانه را بهبود بخشند. با اجرای این تکنیک‌ها، خوانندگان قادر خواهند بود از زمان خود به بهترین نحو استفاده کنند، استرس را کاهش دهند و به اهداف کاری خود با کارایی بیشتری دست یابند.
این کتاب برای کارمندان اداری، افرادی که در خانه به کار مشغولند، و تمامی کسانی که به دنبال بهبود تمرکز و افزایش بهره‌وری کاری خود هستند، مناسب است. چه در فضای اداری و چه در محیط خانه، راهکارهای کتاب به گونه‌ای طراحی شده‌اند که افراد بتوانند از آن‌ها برای بهبود مدیریت زمان، کاهش فشار کاری و افزایش تمرکز استفاده کنند.
تیمو کیندر، نویسنده و بلاگر حوزه بهره‌وری و مدیریت زمان، تجربیات خود را از سال‌ها کار و مطالعه در این حوزه در کتاب‌های خود به اشتراک گذاشته است. او علاوه بر نوشتن، به آموزش و مشاوره بهره‌وری در شرکت‌ها نیز می‌پردازد و از طریق بلاگ خود به کمک افراد و کسب‌وکارها برای افزایش بهره‌وری و تعادل در زندگی مشغول است. تیمو، همچنین به ورزش‌های استقامتی علاقه‌مند است و در رقابت‌های مختلفی چون ماراتون‌ها و مسابقات سه‌گانه شرکت کرده است.
بهره‌وری مانند یک ساختمان نیاز به پایه‌های محکم دارد. برای بهبود بهره‌وری در زندگی روزمره، چهار اصل مهم باید رعایت شوند:
روز را با فعالیت‌هایی مثل ورزش یا مدیتیشن شروع کنید تا انرژی و تمرکز بیشتری داشته باشید. این زمان اختصاصی صبحگاهی، ذهن را آماده می‌کند و باعث افزایش انگیزه می‌شود.
مثال: برای شروع پربار روز، می‌توانید هر روز صبح به پیاده‌روی کوتاه بروید تا ذهن‌تان از هرگونه خستگی پاک شود.
بدن هر فرد در ساعات خاصی از روز اوج انرژی دارد. با شناسایی این ریتم طبیعی، می‌توانید وظایف مهم را در زمان‌هایی انجام دهید که بیشترین تمرکز و انرژی را دارید.
مثال: انجام کارهای پیچیده در ساعات ابتدایی صبح و موکول کردن کارهای ساده‌تر به بعد از ظهر، می‌تواند تمرکز و بهره‌وری را افزایش دهد.
حواس‌پرتی‌هایی مانند شبکه‌های اجتماعی و تماس‌های بی‌مورد، تمرکز شما را از بین می‌برند. برای جلوگیری از این مشکل، محیط کاری خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که عوامل مزاحم به حداقل برسند.
مثال: استفاده از هدفون برای مسدود کردن صداهای مزاحم و قرار دادن گوشی در حالت سکوت می‌تواند حواس‌پرتی‌ها را کاهش دهد.
داشتن فهرستی از وظایف روزانه کمک می‌کند که برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید. با این برنامه‌ریزی، وظایف اصلی را زودتر انجام می‌دهید و تمرکزتان حفظ می‌شود.
مثال: هر شب قبل از خواب، فهرستی از کارهای روز بعد تهیه کنید و کارهای مهم‌تر را در اولویت قرار دهید.
نوشیدن آب در طول روز برای حفظ تمرکز و انرژی ضروری است. آب به بدن کمک می‌کند که مغز به خوبی کار کند و خستگی کاهش یابد.
مثال: نگه داشتن یک بطری آب روی میز کار و نوشیدن آن در طول روز می‌تواند به حفظ انرژی و تمرکز کمک کند.
وظایف مهم را در اولویت قرار دهید و از انجام کارهای غیرضروری دوری کنید. اولویت‌بندی وظایف به شما کمک می‌کند که روز خود را با بیشترین بهره‌وری شروع کنید.
مثال: انجام کارهای طولانی‌مدت مثل نگارش مقاله در اول صبح باعث می‌شود که مهم‌ترین کارتان به‌موقع انجام شود.
جلسات می‌توانند زمان زیادی از شما بگیرند، بنابراین بهتر است تنها در جلسات ضروری شرکت کنید و آن‌ها را مختصر و مفید نگه دارید.
مثال: به‌جای حضور در جلسات طولانی، تنها به جلسات کوتاه و متمرکز بروید که مسائل اصلی را پوشش می‌دهند.
کارهای مشابه را به صورت گروهی انجام دهید تا جابه‌جایی بین وظایف کاهش یابد و زمان خود را بهتر مدیریت کنید.
مثال: تمام تماس‌های تلفنی را در یک بازه مشخص انجام دهید و ایمیل‌ها را نیز به طور یکجا در زمان مشخصی بررسی کنید.
برای جلوگیری از حواس‌پرتی ناشی از پیام‌ها و ایمیل‌ها، بهتر است زمان‌هایی مشخص برای بررسی آن‌ها تعیین کنید و در باقی ساعات، ارتباطات را محدود کنید.
مثال: بررسی ایمیل‌ها تنها سه بار در روز و هر بار برای ۱۵ دقیقه می‌تواند باعث مدیریت بهتر زمان شود.
اگر حجم کاری بالاست، برخی وظایف را به دیگران واگذار کنید و دستورالعمل‌ها و زمان‌بندی دقیقی برای آن‌ها ارائه دهید.
مثال: واگذاری وظایف ثانویه مانند تهیه نمودارها به همکاران و ارائه دستورالعمل‌های دقیق می‌تواند به مدیریت بهتر زمان کمک کند.
استراحت‌های کوتاه میان کار به تجدید انرژی و افزایش تمرکز کمک می‌کند. این وقفه‌ها همچنین به افزایش خلاقیت و کاهش خستگی کمک می‌کنند.
مثال: بعد از ۲۵ دقیقه کار، یک استراحت ۵ دقیقه‌ای باعث می‌شود خستگی کمتری حس کرده و با انگیزه بیشتری به کار برگردید.
وظایف سخت و ناخوشایند بهتر است در ابتدای روز انجام شوند تا استرس ناشی از آن‌ها در طول روز کاهش یابد.
مثال: تماس‌های دشوار با مشتریان را صبح‌ها انجام دهید تا استرس کمتری در طول روز احساس کنید.
چک‌لیست‌ها ابزاری ساده و مؤثر برای اطمینان از انجام کامل کارها هستند و به شما کمک می‌کنند که کارهای خود را به‌صورت منظم پیگیری کنید.
مثال: برای هر پروژه چک‌لیستی تهیه کنید و پس از انجام هر مرحله، آن را تیک بزنید تا مطمئن شوید هیچ مرحله‌ای از قلم نیفتاده است.
پیش از رفتن به تعطیلات، کارهای خود را مرتب کنید و گزارشی از وظایف نیمه‌تمام تهیه کنید تا پس از بازگشت راحت‌تر به روال عادی بازگردید.
مثال: تهیه گزارشی از وظایف جاری قبل از تعطیلات باعث می‌شود که پس از بازگشت به‌راحتی به ادامه کارها مسلط شوید.
انجام یک وظیفه در هر لحظه و جلوگیری از چندوظیفگی، به افزایش کیفیت و سرعت کار کمک می‌کند و احتمال اشتباهات را کاهش می‌دهد.
مثال: تنها بر یک کار تمرکز کنید و پس از اتمام آن، به سراغ کار بعدی بروید تا کیفیت کارتان بهبود یابد.
برای مدیریت بهتر مشغله کاری، باید اولویت‌ها را مشخص کنید و از قبول وظایف اضافی خودداری کنید. این کار کمک می‌کند تا از استرس ناشی از حجم بالای کار جلوگیری شود.
مثال: پذیرش کارهای ضروری و واگذاری کارهای فرعی به دیگران، به تمرکز بیشتر بر کارهای اصلی کمک می‌کند.
استفاده از ابزارهای کاری و میانبرها، به کاهش زمان انجام کارها و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. یادگیری این ابزارها و میانبرها باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
مثال: با یادگیری میانبرهای کیبورد در برنامه‌های روزانه، کارها سریع‌تر انجام شده و نیاز به استفاده مکرر از ماوس کمتر می‌شود.
از ابزارهای ردیابی زمان استفاده کنید تا بدانید چگونه وقت خود را پشت رایانه می‌گذرانید و بهره‌وری خود را مدیریت کنید.
مثال: استفاده از برنامه ردیاب زمان کمک می‌کند که به وب‌گردی کمتری بپردازید و بهره‌وری خود را افزایش دهید.
