هدف کتاب Getting Things Done این است که روشی مؤثر برای مدیریت وظایف و پروژه‌ها معرفی کند تا افراد بتوانند بدون احساس فشار و استرس، بهره‌وری خود را افزایش دهند. این سیستم به افراد یاد می‌دهد چگونه با ایجاد یک سیستم مطمئن، تمامی کارها و ایده‌ها را از ذهن خود خارج کنند و با نظم بیشتری پیش بروند. پیام اصلی کتاب این است که داشتن ذهنی آزاد و سازمان‌یافته، کلید دستیابی به موفقیت در کار و زندگی شخصی است.
این کتاب برای تمام افرادی که با حجم بالای کارها و وظایف مواجه هستند مناسب است؛ از جمله:
دیوید آلن، مشاور برجسته در زمینه مدیریت زمان و بهره‌وری، با سال‌ها تجربه در کار با شرکت‌ها و افراد مختلف، روش Getting Things Done (GTD) را توسعه داده است. این روش در بسیاری از سازمان‌های جهانی مورد استفاده قرار گرفته و به افراد کمک کرده تا با سازمان‌دهی بهتر، استرس را کاهش داده و بر کارهای مهم تمرکز کنند. آلن در طول دوران حرفه‌ای خود، به‌عنوان مشاور بهره‌وری و نویسنده، الهام‌بخش بسیاری از رهبران و مدیران بوده است.
۱. ذهن آزاد، کلید بهره‌وری است: همه وظایف، ایده‌ها و پروژه‌ها باید از ذهن خارج شده و در سیستمی مطمئن ثبت شوند تا تمرکز بیشتری بر کارهای مهم ایجاد شود.
۲. پنج گام برای تسلط بر کارها: جمع‌آوری، پردازش، سازمان‌دهی، مرور، و اقدام، گام‌های اصلی سیستم GTD هستند که به مدیریت بهینه‌ی کارها کمک می‌کنند.
۳. تمرکز بر اقدام بعدی: هر پروژه به گام‌های کوچک و مشخص تقسیم می‌شود. دانستن اقدام بعدی باعث می‌شود کارها به تعویق نیفتند.
4- مرور منظم: بازبینی منظم برنامه‌ها و پروژه‌ها تضمین می‌کند که همه چیز به‌روز و مرتبط باقی بماند و هیچ‌چیزی فراموش نشود.
5- قانون دو دقیقه: هر کاری که کمتر از دو دقیقه زمان ببرد، باید همان لحظه انجام شود تا از انباشت وظایف جلوگیری شود.
سیستم GTD بر این باور است که ذهن انسان برای نگهداری حجم زیادی از اطلاعات و وظایف طراحی نشده است. هنگامی که کارها و پروژه‌ها در ذهن نگه داشته شوند، استرس و عدم تمرکز ایجاد می‌شود. هدف GTD این است که با خالی کردن ذهن از وظایف و ثبت آن‌ها در سیستم‌های مطمئن، امکان تمرکز و بهره‌وری بیشتر فراهم شود.
این روش شامل پنج مرحله‌ی اصلی است: جمع‌آوری، پردازش، سازمان‌دهی، مرور، و اقدام. هر مرحله به شما کمک می‌کند تا گردش کاری خود را بهینه کنید و بتوانید تصمیمات سریع و مؤثری بگیرید. GTD تأکید می‌کند که افراد باید بر اقدام بعدی تمرکز کنند، زیرا این کار مانع تعویق و سردرگمی می‌شود.
جمع‌آوری: مدیریت ورودی‌ها و ایده‌ها
تمام وظایف، ایده‌ها و اطلاعات باید بلافاصله در یک سیستم ثبت شوند تا ذهن از بار اضافی رها شود. ورودی‌ها می‌توانند شامل ایمیل‌ها، تماس‌ها، پروژه‌ها، یا حتی ایده‌هایی باشند که به‌طور لحظه‌ای به ذهن می‌رسند. مهم‌ترین اصل در این مرحله این است که هیچ چیزی نباید فراموش شود.
مثال:
یکی از کاربران GTD در مواجهه با پروژه‌های مختلف، یک لیست از تمام وظایف و ایده‌ها تهیه می‌کند و آن‌ها را در دسته‌های مختلف مانند «تماس‌ها» و «پیگیری‌ها» سازمان‌دهی می‌کند.
پردازش: تصمیم‌گیری درباره‌ی کارها
پس از ثبت ورودی‌ها، باید تصمیم‌گیری شود که آیا آن‌ها نیاز به اقدام دارند یا خیر. اگر وظیفه‌ای به اقدام نیاز دارد، باید تصمیم بگیرید که آیا خودتان آن را انجام می‌دهید، به دیگری محول می‌کنید، یا آن را برای آینده به تعویق می‌اندازید.
مثال:
فرض کنید ایمیلی دریافت کرده‌اید که درخواست تنظیم جلسه‌ای را مطرح می‌کند. شما می‌توانید این وظیفه را در دسته «در انتظار پاسخ» قرار دهید و برای پیگیری در مرور هفتگی آماده شوید.
سازمان‌دهی: دسته‌بندی وظایف
وظایف پردازش‌شده باید در دسته‌های مشخص و مرتبط قرار گیرند تا بتوانید در زمان مناسب به آن‌ها رسیدگی کنید. دسته‌بندی‌هایی مانند «اقدامات فوری»، «منتظر پاسخ» و «پروژه‌ها» به شما کمک می‌کنند که وظایف را به‌درستی مدیریت کنید.
مثال:
کاربری که باید چند تماس برقرار کند، تمام تماس‌های خود را در دسته «تماس‌ها» قرار می‌دهد و در زمان مناسب به همه آن‌ها رسیدگی می‌کند.
مرور: بازبینی منظم برای به‌روزرسانی
مرور منظم وظایف و پروژه‌ها به شما اطمینان می‌دهد که همه چیز به‌روز و منظم است. GTD توصیه می‌کند که هر هفته زمانی را به مرور هفتگی اختصاص دهید تا اطمینان حاصل کنید که هیچ وظیفه‌ای از قلم نیفتاده و همه پروژه‌ها در مسیر صحیح قرار دارند.
مثال:
کاربر GTD در پایان هر هفته لیست‌های خود را مرور می‌کند و وظایف تکمیل‌شده را حذف و وظایف جدید را به سیستم اضافه می‌کند.
اقدام: اجرای کارها بر اساس اولویت‌ها
در نهایت، وظایف باید به‌طور مؤثر انجام شوند. GTD به شما یاد می‌دهد که براساس زمان، انرژی و اولویت، بهترین اقدام ممکن را انتخاب کنید.
مثال:
اگر تنها ۱۵ دقیقه تا شروع جلسه زمان دارید، ممکن است تصمیم بگیرید یکی از تماس‌های کوتاه را از لیست «تماس‌ها» انجام دهید تا از زمان بهینه استفاده کنید.
فناوری نقش مهمی در اجرای مؤثر سیستم GTD دارد. ابزارهایی مانند اپلیکیشن‌های مدیریت وظایف، تقویم‌های دیجیتال و سیستم‌های یادآوری به شما کمک می‌کنند که وظایف خود را به‌طور منظم پیگیری کنید و از فراموشی جلوگیری کنید.
مثال:
یکی از کاربران GTD از اپلیکیشنی مانند Microsoft To-Do استفاده می‌کند تا لیست‌های وظایف خود را مدیریت و یادآوری‌ها را تنظیم کند. این ابزار به او کمک می‌کند که حتی وظایف کوچک را فراموش نکند و به‌موقع انجام دهد.
یکی از اصول کلیدی GTD این است که همیشه بدانید گام بعدی برای هر وظیفه یا پروژه چیست. وقتی اقدام بعدی مشخص باشد، احتمال تعویق یا سردرگمی کاهش پیدا می‌کند. GTD تأکید می‌کند که تصمیم‌گیری سریع درباره وظایف، مانع از انباشت کارها می‌شود. هر پروژه یا وظیفه باید به گام‌های کوچک و مشخص تقسیم شود تا در لحظه مناسب قابل اجرا باشند.
مثال:
فرض کنید شما در حال تهیه یک گزارش هستید. گام بعدی ممکن است جمع‌آوری داده‌ها از همکاران باشد. در نتیجه، وظیفه «درخواست داده از همکار» را به لیست تماس‌ها اضافه می‌کنید و در زمان مناسب آن را پیگیری می‌کنید. این رویکرد باعث می‌شود که به‌جای انباشتن پروژه‌های بزرگ، وظایف آن‌ها را گام‌به‌گام پیش ببرید.
نکات کلیدی:
پروژه‌ها در GTD مجموعه‌ای از وظایف مرتبط هستند که برای دستیابی به یک هدف باید تکمیل شوند. GTD توصیه می‌کند که پروژه‌ها را به گام‌های کوچک و قابل پیگیری تقسیم کنید و مرتباً پیشرفت آن‌ها را بررسی کنید.
مثال:
اگر در حال اجرای یک پروژه بازاریابی هستید، می‌توانید اولین گام را «ایجاد طرح تبلیغاتی» تعریف کنید و آن را به تیم خلاقیت محول کنید. این وظیفه در دسته «منتظر پاسخ» ثبت می‌شود تا در مرور هفتگی پیگیری شود. هر بار که یک گام انجام شد، گام بعدی را مشخص می‌کنید تا پروژه به‌صورت پیوسته پیش برود.
نکات کلیدی:
GTD با استفاده از اصول علوم شناختی به کاهش استرس کمک می‌کند. ذهن انسان برای نگهداری حجم زیادی از اطلاعات طراحی نشده و زمانی که کارها در ذهن انباشته شوند، فرد دچار اضطراب و خستگی می‌شود. GTD با انتقال این وظایف به سیستم‌های خارجی، ذهن را آزاد و فضای لازم برای خلاقیت و تمرکز را فراهم می‌کند.
مثال:
فرض کنید ده‌ها کار در ذهن دارید، مانند تماس با مشتریان، نوشتن گزارش، و برنامه‌ریزی برای جلسه آینده. اگر تمام این موارد را در یک لیست ثبت کنید، ذهن شما از بار اضافی آزاد می‌شود و می‌توانید با آرامش بیشتری بر وظایف فعلی تمرکز کنید.
نکات کلیدی:
تبدیل GTD به یک عادت نیازمند تمرین و تکرار است. در ابتدا ممکن است اجرای کامل سیستم دشوار به نظر برسد، اما با تداوم در اجرای آن، GTD به بخشی از فعالیت‌های روزمره شما تبدیل می‌شود. مرور هفتگی یکی از بخش‌های مهم این فرآیند است که به حفظ نظم و بهره‌وری کمک می‌کند.
مثال:
فرض کنید هر روز صبح ۱۰ دقیقه زمان برای ثبت وظایف جدید و مرور برنامه‌های روزانه خود اختصاص می‌دهید. با تکرار این عادت، مدیریت وظایف برای شما به‌طور خودکار انجام می‌شود و دیگر نیازی به تلاش آگاهانه برای نظم‌دهی نخواهید داشت.
نکات کلیدی:
GTD نشان می‌دهد که بهره‌وری بدون استرس تنها با ایجاد یک سیستم منظم و ثبت دقیق وظایف ممکن است. این روش به افراد کمک می‌کند تا ذهن خود را از وظایف آزاد کرده و بر روی مهم‌ترین کارها تمرکز کنند. با مرور منظم و استفاده از ابزارهای مناسب، GTD تبدیل به یک عادت پایدار می‌شود و به تعادل بهتر در زندگی و کار کمک می‌کند.
